فرآیند بهینه کاوی

در فرآیند بهینه کاوی می توان مقایسه را در دو حوزه كیفی و كمی انجام داد. بنچ مارك كمی شامل استفاده از استانداردهای اندازه­گیری برای مقایسه كمی عملكرد با شركت­ها و سازمان­های الگو در زمینه هزینه، كیفیت و زمان می­باشد. بنچ مارك كیفی در جستجوی مقایسه روش­های عملیات جاری (نه نتایج آن) با روش­های به كار گرفته شده توسط شركت­ها و سازمان­های الگوست؛ یعنی”جستجوی بهترین روش­های موجود در صنعت كه منتهی به برتری در عملكرد می­گردد.“

یكی از عللی كه شركت­ها به سمت بنچ مارك می­روند، ارضاء نیازهای مشتری جدید است كه تا آن لحظه هیچ تجربه­ای در آن نداشته­اند، لذا از تجربیات دیگران استفاده می­كنند. همچنین زمانی كه بخواهند به ترویج تفكر خلاق، سنجش رقبا، شناخت تكنولوژی­های نوین، بهبود فرآیندها و توسعه اهداف و برنامه­های استراتژیك سازمان بپردازند، استفاده این ابزار سودمند خواهد بود. سازمان­ها زمانی به بنچ مارك روی می­آورند كه نیازمند تحول یا راه حلی برای تغییر و استفاده از بهترین روش­ها هستند. به طور مثال زمانی كه مدیریت نیازمند تغییر است، به مهندسی مجدد نیاز باشد و یا در نهایت به دنبال ارتقاء عملكرد خود باشد مورد استفاده قرار می­گیرد.

 

یكی از بزرگترین اشتباهات سازمان­ها زمانی صورت می­گیرد كه بنچ مارك خود را محدود به حوزه فعالیت صنعت خود می­كند، البته كه بنچ مارك كردن در حوزه فعالیت خود مؤثر خواهد بود لیكن بررسی بر روی روش­­های اجرایی همان فرآیند در سایر حوزه­ها و صنایع اجتناب ناپذیر است. برای روشن شدن بیشتر این موضوع و اهمیت آن به دو مثال زیر توجه كنید كه چگونه یك سازمان می­تواند با یادگیری و تطابق فرآیندهای مشابه خود با یك صنعت یا سازمان كاملاً متفاوت از رقیبان پیشی بگیرد.

 

  

فرآیند بهینه کاوی را می­توان به صورت خلاصه با چرخه بهینه کاوی نشان داد. 

 

چرخه بهینه کاوی

1.  طرح: فعالیت­هایی كه در این مرحله باید انجام شوند، عبارتند از:

الف) انتخاب فرآیندی كه براساس استراتژی شركت باید بنچ مارك شود.

ب) تشكیل تیم بنچ مارك

ج) درك و مستند كردن فرآیندی كه بنچ مارك می­شود.

د) ایجاد معیارهای اندا­زه­گیری عملكرد فرآیند(كیفیت، زمان، هزینه)

2. جستجو: وظیفه اصلی در این مرحله، یافتن شركای مناسب جهت بهینه کاوی است كه شامل فعالیت­های زیر است:

الف) طراحی فهرستی از معیارهایی كه یك شریك بنچ مارك مطلوب باید داشته باشد.

ب) جستجوی شركای بهینه کاوی مستعد و بالقوه كه در فرآیند مورد بررسی از شركت خودی بهتر عمل می­كنند.

ج) مقایسه نامزدها و انتخاب بهترین شریك (شركا)

د) برقراری تماس با شریك (شركا) انتخابی و به دست آوردن پذیرش برای شیك شدن در بررسی فرآیند موردنظر.

3. مشاهده: هدف از این مرحله، بررسی شركای منتخب برای شناخت فرآیندهای آنهاست. برای استفاده از آگاهی­ها در جهت بهبود، اطلاعات در سه سطح باید جمع­آوری شوند.

الف) سطوح عملكرد كه نشان می­دهد در چه سطحی شریك با شركت خودی مقایسه می­شود.

ب) طرز اجراهایی كه دستیابی به این سطوح عملكرد را ممكن می­سازد.

ج) عواملی كه قادرند اجرای فرآیند را برطبق طرز اجرا یا روش­ها ممكن سازند.

 

قدم­های مرحله مشاهده عبارتند از:

1.       تشخیص نیازهای اطلاعاتی

2.       انتخاب روش یا وسیله برای جمع آوری اطلاعات و داده­ها.

3.       مشاهده و بسط 

4. تجزیه و تحلیل: هدف اصلی این مرحله عبارتست از آشكار كردن:

1.       فاصله­ها و شكاف­های سطوح عملكرد بین فرآیند خود و شركا.

2.       علت ریشه­ای برای این فاصله­ها

3.       عوامل مهمی كه به طور جزئی در این شكاف­ها و فاصله­ها مؤثر هستند.

 

روش انجام كار در این مرحله به صورت زیر است:

 

الف) مرتب كردن و جمع­آوری داده­ها و اطلاعات.

ب) كنترل كیفیت اطلاعات و داده­ها.

ج) نرمال سازی داده­ها.

د) تشخیص فاصله و شكاف در عملكرد.

و) تشخیص علل فاصله عملكرد.

 

5. تطبیق: منظور اصلی از بهینه کاوی باید ایجاد تغییر و بهبود باشد. اگر این نتیجه حاصل نشود، قدرت بهینه کاوی به طور كامل به كار برده نشده است.یافته­های این مرحله باید با شرایط یكسان و تشكیلات خودی تطبیق داده شود و در شركت اعمال گردند. این امر شامل فعالیت­های زیر است:

 

الف) اطلاع دادن یافته­ها و فراهم كردن زمینه پذیرش آنها از طریق مشاركت و اطلاع رسانی

ب) ایجاد اهداف عملیاتی برای بهبود كه با دیگر طرح­های بهبود در سازمان در ارتباط هستند.

ج) طراحی یك برنامه اجرا برای بهبود.

د) اجرای برنامه بهبود

و) نمایش دادن پیشرفت كار بنچ مارك شده و تعدیل انحرافات در سطوح عملكرد شركت خود و شریك.

ز) ارائه گزارش نهایی از بهینه کاوی انجام شده

 

نباید فراموش كرد كه بهینه کاوی همان طور كه در چرخه آن نشان داده شده است یك فعالیت مستمر می­باشد.همچنین باید توجه داشت سازمان­هایی كه استراتژی پیشتازی را سرلوحه كار خود قرار داده­اند، كمتر از بهینه کاوی استفاده می­كنند لیكن برای اغلب شركت­ها كه دنباله­رو این دسته از شركت­ها هستند، بهینه کاوی ابزاری سودمند و مؤثر جهت ارتقاء به حساب می­آید و روز به روز بر اهمیت آن افزوده می­گردد.

منابع: 

1.       Camp, R. (1989)-The search for Industry best practices that lend 2 superior performances.

2.       Bench net

3.       The Benchmarking Hand back, B.Anderson, P.Peterson (ترجمه دكتر علی محمد كیمیاگری)

4.       Benchmark workbook, U.S.patent & trademark office

5.       Global Logistic & Distribution planning, Donald Waters.

 

تعریف بهینه کاوی  

تاریخچه بهینه کاوی

انواع بهینه کاوی